Die E-Rechnungspflicht – was Ingenieurbüros jetzt wissen müssen
30.04.2025
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten gestaffelte Fristen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind ab 2027 verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Ab 2028 gilt diese Verpflichtung dann für alle Unternehmen.
Wichtig ist: Eine klassische PDF-Datei oder gar ein gescannter Vertrag erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Für die Bearbeitung und Lesbarkeit sind geeignete Softwarelösungen erforderlich, und die Übermittlung erfolgt in der Regel per E-Mail oder Download. Ein PDF kann optional als Belegbild ergänzt werden.
Für E-Rechnungen können verschiedene Formate genutzt werden. Dazu gehören XRechnung, ein reines XML-Datenformat, und ZUGFeRD, das XML-Daten mit einem PDF kombiniert. Weitere Formate sind Factur-X, die französische Variante von ZUGFeRD, sowie das international häufig verwendete Peppol-BIS Billing Format.
Rechtlich geregelt ist die E-Rechnung im Umsatzsteuergesetz (§§ 14 ff. UStG). Eine E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten – fehlen diese oder sind sie fehlerhaft, kann dies den Vorsteuerabzug gefährden. Umso wichtiger ist eine korrekte Umsetzung und eine sorgfältige Prüfung der Rechnungsdaten.
Die Umstellung auf die E-Rechnung bietet Unternehmen auch die Chance, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Wer frühzeitig handelt, kann nicht nur rechtssicher agieren, sondern auch Effizienzgewinne erzielen.
Für alle, die sich mit der praktischen Umsetzung der E-Rechnung intensiver befassen möchten, bietet die Ingenieur-Akademie ein Online-Seminar am 18. Juni 2025 an.
Dieses Seminar bietet Ingenieurbüros eine praxisorientierte Einführung in die E-Rechnungspflicht und zeigt auf, welche gesetzlichen Anforderungen für die Empfangs- und Sendeverpflichtung für Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland bestehen. Die Teilnehmer lernen, wie sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten, Fehler vermeiden und die Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse erfolgreich gestalten können. Das Online-Seminar vermittelt grundlegendes Wissen zur verpflichtenden elektronischen Rechnung, einschließlich der aktuellen Ausgestaltung der E-Rechnung in Deutschland und der EU (ViDA). Zudem werden relevante Fristen, Ausnahmen und die bevorstehende Mehrwertsteuermeldung behandelt. Die relevanten E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD werden dargestellt und es wird als Praxisbeispiels eine elektronische Rechnung erzeugt.
Die Teilnahme wird mit 4 Fortbildungspunkten anerkannt.